第一章 ?總 則

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第一條 為規(guī)范經(jīng)營主體登記檔案管理，有效保護(hù)和利用檔 案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實 施條例》和《中華人民共和國市場主體登記管理條例》等法律法 規(guī)，結(jié)合本省實際，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱經(jīng)營主體是根據(jù)《中華人民共和國公司 法》《中華人民共和國市場主體登記管理條例》等法律法規(guī)登記 的主體。

經(jīng)營主體登記檔案是指縣級以上地方人民政府承擔(dān)經(jīng)營主 體登記工作的部門（ 以下簡稱登記機(jī)關(guān)）依法對經(jīng)營主體進(jìn)行登 記、備案過程中形成的對國家和社會有查考、利用和保存價值的 各種形式、各種載體的歷史記錄。

第三條?經(jīng)營主體登記檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的 原則。各級登記機(jī)關(guān)會同本級檔案主管部門對本行政區(qū)域內(nèi)經(jīng)營 主體登記檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。省市場監(jiān)督管理局負(fù)責(zé)建立統(tǒng)一的經(jīng)營主體登記檔案管理制度，各級登記機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)收集、整理、保護(hù)、統(tǒng)計和利用本行政 區(qū)域內(nèi)經(jīng)營主體登記檔案。

第四條 登記機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對經(jīng)營主體登記檔案工作的組織 領(lǐng)導(dǎo)，保障經(jīng)營主體登記檔案工作所需場所、設(shè)施設(shè)備和工作經(jīng) 費(fèi)，保證經(jīng)營主體登記檔案工作順利開展，確保經(jīng)營主體登記檔 案真實、完整、可用、安全。

第五條 登記機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)明確經(jīng)營主體登記檔案工作負(fù)責(zé)部 門，配備相應(yīng)的工作人員負(fù)責(zé)具體工作。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)具備 良好的政治素質(zhì)，遵紀(jì)守法，熟練掌握檔案工作技能和業(yè)務(wù)知識， 并保持相對穩(wěn)定，定期接受檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

第六條 登記機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)積極支持和加強(qiáng)經(jīng)營主體登記檔案信 息化建設(shè)，將經(jīng)營主體登記檔案信息化建設(shè)納入本單位信息化建 設(shè)規(guī)劃。

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第二章 ?經(jīng)營主體登記檔案的收集和管理

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第七條 登記機(jī)關(guān)按照“一戶一檔、一檔可立多卷”的原則和 形成的時間順序，對經(jīng)營主體登記檔案依法分類，有序收集管理。

第八條 經(jīng)營主體存續(xù)期間，登記檔案的保管期限與存續(xù)期 一致。已注銷經(jīng)營主體紙質(zhì)登記檔案，保管期限按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 紙質(zhì)檔案銷毀前，登記機(jī)關(guān)應(yīng)通過信息化手段建立紙質(zhì)檔案數(shù)字 副本。

第九條 經(jīng)營主體登記檔案的收集范圍：經(jīng)營主體申請設(shè)立 （開業(yè)）登記、變更（備案）登記、注銷登記、其他登記等過程 中形成的文件材料。

登記機(jī)關(guān)檔案管理部門集中統(tǒng)一管理本單位經(jīng)營主體登記 檔案，對本單位經(jīng)營主體登記文件材料的歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指 導(dǎo)。

凡屬經(jīng)營主體登記檔案收集范圍內(nèi)的文件材料，實行集中統(tǒng) 一管理，任何部門和個人不得拒絕歸檔或者據(jù)為己有。

第十條 經(jīng)營主體登記檔案根據(jù)國家市場監(jiān)督管理總局公布 的提交材料規(guī)范按順序排列文件材料。

第十一條 登記機(jī)關(guān)統(tǒng)籌開展經(jīng)營主體登記傳統(tǒng)載體檔案數(shù) 字化、 電子文件歸檔和電子檔案管理工作。

登記機(jī)關(guān)應(yīng)建立經(jīng)營主體登記檔案數(shù)字化常態(tài)機(jī)制，有序開 展檔案數(shù)字化工作。經(jīng)營主體登記檔案的數(shù)字化加工，按照《經(jīng) 營主體登記檔案的掃描（利用）分級標(biāo)準(zhǔn)》和檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī) 范有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

經(jīng)營主體登記電子文件歸檔和電子檔案管理工作應(yīng)當(dāng)遵循 統(tǒng)一規(guī)劃、全程管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、高效利用、安全可控的原則， 電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。

經(jīng)營主體登記電子文件歸檔一般采用在線實時歸檔方式，不 具備在線歸檔條件的，可以采用離線歸檔方式，歸檔時間最遲不能超過辦理完畢后的 1 個月內(nèi)。

第十二條 經(jīng)營主體因住所（主要經(jīng)營場所、經(jīng)營場所）變 化需遷移登記檔案的，只需向遷入地登記機(jī)關(guān)辦理住所（主要經(jīng) 營場所、經(jīng)營場所）變更登記，申請檔案遷入，無需向遷出地登 記機(jī)關(guān)提出遷出申請。遷出地登記機(jī)關(guān)無正當(dāng)合法理由不得限 制、妨礙經(jīng)營主體遷移，遷移規(guī)程按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十三條 登記機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，改善檔案 安全管理條件，配置符合國家有關(guān)規(guī)定的專門庫房，配備防火、 防盜、防水、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物以及溫濕度 調(diào)控等必要的設(shè)施設(shè)備，配備檔案工作所需的工作設(shè)備。有條件 的登記機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)實行檔案庫房、閱覽室和檔案工作人員辦公用房 三分開。

第十四條 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)定期檢查維護(hù)檔案庫房設(shè)施設(shè) 備，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)；定期清掃除塵，保持庫房清潔；定 期檢查檔案保管狀態(tài)，對破損的檔案進(jìn)行修復(fù)。

第十五條 登記機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)對經(jīng)營主體登記檔案的收進(jìn)和移 出、保管數(shù)量、查閱和利用效果等情況進(jìn)行及時、準(zhǔn)確地登記和 統(tǒng)計。

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第三章 ?經(jīng)營主體登記檔案的利用

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第十六條登記機(jī)關(guān)遵循依法、公正、便民的原則，采取線上線下

融合的方式為自然人、法人和非法人組織提供經(jīng)營主體登 記檔案查詢服務(wù)。經(jīng)營主體登記檔案鼓勵采取數(shù)字化的查詢方式。依法需要鑒 定字跡或印鑒的，登記機(jī)關(guān)應(yīng)提供紙質(zhì)檔案原件便于鑒定。

第十七條?鼓勵自然人、法人和非法人組織登錄國家企業(yè)信 用信息公示系統(tǒng)進(jìn)行經(jīng)營主體基本信息查詢。鼓勵經(jīng)營主體登錄 山西省市場監(jiān)督管理局企業(yè)檔案查詢平臺查詢經(jīng)營主體自身登 記檔案。

公安機(jī)關(guān)、國家安全機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、審判機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察 機(jī)關(guān)、審計機(jī)關(guān)等國家機(jī)關(guān)可以通過山西省政務(wù)外網(wǎng)登錄山西省 市場監(jiān)督管理局企業(yè)檔案查詢平臺查詢本省經(jīng)營主體登記檔案。

第十八條 采取線下方式申請查詢經(jīng)營主體登記檔案，應(yīng)當(dāng) 填寫《經(jīng)營主體登記檔案查詢登記表》,按照下列要求提交材料：

（ 一）公安機(jī)關(guān)、國家安全機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、審判機(jī)關(guān)、紀(jì) 檢監(jiān)察機(jī)關(guān)、審計機(jī)關(guān)等國家機(jī)關(guān)查詢與自身工作內(nèi)容有關(guān)的經(jīng) 營主體登記檔案，應(yīng)當(dāng)出具本部門公函及查詢?nèi)藛T的有效工作證 件原件及復(fù)印件。

（ 二）受當(dāng)事人委托的律師、基層法律服務(wù)工作者和法律援 助機(jī)構(gòu)人員可以查詢與其辦理事項相關(guān)的經(jīng)營主體登記檔案。律 師應(yīng)當(dāng)出具所在單位出具的證明、本人的律師執(zhí)業(yè)證書原件及復(fù) 印件；基層法律服務(wù)工作者應(yīng)當(dāng)出具所在單位的證明、本人有效工作證件原件及復(fù)印件；法律援助人員應(yīng)當(dāng)出具法律援助機(jī)構(gòu)的 指派通知書、介紹信及本人的有效工作證件原件及復(fù)印件。

（ 三）公證機(jī)構(gòu)、仲裁機(jī)構(gòu)查詢與自身工作內(nèi)容有關(guān)的經(jīng)營 主體登記檔案，應(yīng)當(dāng)出具本機(jī)構(gòu)公函及查詢?nèi)藛T的有效執(zhí)業(yè)證件 原件及復(fù)印件。

（ 四）經(jīng)營主體查詢自身登記檔案，應(yīng)當(dāng)出具說明查檔用途 的有效介紹信，出示營業(yè)執(zhí)照的原件或加蓋公章的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印 件及指定查詢?nèi)藛T的有效身份證件原件及復(fù)印件。

（ 五）經(jīng)營主體投資主體查詢其投資的經(jīng)營主體登記檔案， 自然人應(yīng)當(dāng)出具有效身份證件原件及復(fù)印件，法人和非法人組織 應(yīng)當(dāng)出具有效主體資格文件復(fù)印件、加蓋公章的授權(quán)委托書及查 詢?nèi)藛T的有效身份證件原件及復(fù)印件。

（ 六）進(jìn)入訴訟程序、執(zhí)行程序或仲裁程序的自然人、法人 和非法人組織，查詢與自身所涉案件相關(guān)的經(jīng)營主體登記檔案， 應(yīng)當(dāng)提交人民法院或仲裁機(jī)構(gòu)出具的相關(guān)司法文書（文件）， 自 然人的有效身份證件原件及復(fù)印件、法人和非法人組織有效主體 資格文件復(fù)印件、加蓋公章的授權(quán)委托書及查詢?nèi)藛T的有效身份 證件原件及復(fù)印件。

（七）破產(chǎn)管理人（清算組）查詢指定破產(chǎn)（強(qiáng)制清算）經(jīng) 營主體登記檔案，應(yīng)當(dāng)出具人民法院受理破產(chǎn)（強(qiáng)制清算）案件 裁定書、指定破產(chǎn)管理人（清算組）決定書等復(fù)印件、指定破產(chǎn)管理人（清算組）的有效主體資格文件復(fù)印件或身份證明、加蓋 公章的授權(quán)委托書及查詢?nèi)藛T的有效身份證件原件及復(fù)印件。

第十九條 公安機(jī)關(guān)、國家安全機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、審判機(jī)關(guān)、 紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)、審計機(jī)關(guān)等國家機(jī)關(guān)可以在全省各級登記機(jī)關(guān)查 詢與自身工作內(nèi)容有關(guān)的省內(nèi)經(jīng)營主體的信息查詢單。任何組織和個人，在填寫《經(jīng)營主體登記事項信息查詢登記 表》后，可以在全省各級登記機(jī)關(guān)申請查詢經(jīng)營主體的登記事項 信息；

第二十條 登記機(jī)關(guān)、公安機(jī)關(guān)、國家安全機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、 審判機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)、審計機(jī)關(guān)等國家機(jī)關(guān)確需查閱紙質(zhì)檔 案原件的，填寫《經(jīng)營主體登記紙質(zhì)檔案查閱登記表》，經(jīng)登記 機(jī)關(guān)經(jīng)營主體登記工作負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，檔案工作人員全程陪閱。

第二十一條 申請鑒定經(jīng)營主體登記檔案，應(yīng)當(dāng)出具鑒定委 托書、鑒定機(jī)構(gòu)公函、鑒定機(jī)構(gòu)資質(zhì)復(fù)印件、鑒定人員的有效執(zhí) 業(yè)證件原件及復(fù)印件，填寫《經(jīng)營主體登記紙質(zhì)檔案鑒定登記 表》，經(jīng)登記機(jī)關(guān)經(jīng)營主體登記工作負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，指定檔案工 作人員負(fù)責(zé)接待。經(jīng)營主體登記檔案鑒定工作應(yīng)在檔案室或經(jīng)營 主體登記機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的場所進(jìn)行。

第二十二條 查閱和鑒定經(jīng)營主體登記檔案要遵守利用規(guī) 定、履行相關(guān)手續(xù)，不得有篡改、損毀、調(diào)換、抽取檔案等行為。 如有上述行為，按照《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施條例》等有關(guān)規(guī)定追究相應(yīng)的法律責(zé)任。

第二十三條 經(jīng)營主體登記紙質(zhì)檔案利用完畢，檔案工作人 員應(yīng)認(rèn)真檢查核對，確保經(jīng)營主體登記檔案的完整與安全。

第二十四條 經(jīng)營主體登記檔案查詢內(nèi)容涉及國家秘密、商 業(yè)秘密、個人隱私的，須遵守《中華人民共和國民法典》《中華 人民共和國保守國家秘密法》和《中華人民共和國個人信息保護(hù) 法》等法律法規(guī)。

登記機(jī)關(guān)的內(nèi)部審批文書，在辦理涉及登記機(jī)關(guān)的案件時方 可查閱。

第二十五條 查詢服務(wù)對象對查詢所獲取的經(jīng)營主體登記檔 案信息，應(yīng)當(dāng)遵守有關(guān)法律法規(guī)和國家有關(guān)規(guī)定，不得損害國家 利益、社會公共利益和第三方合法權(quán)益。所獲取的經(jīng)營主體登記 檔案信息僅限于該次查詢的正常利用，不得以其他不正當(dāng)方式利 用或牟取利益。任何組織和個人不得擅自公布不屬于自身所有的 檔案。

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第四章 ?獎勵與處罰

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第二十六條 有下列情形之一的，依照國家有關(guān)規(guī)定給予表 揚(yáng)、表彰或者獎勵：

（一）在經(jīng)營主體登記檔案的收集、整理或者利用等方面做出顯著成績的。

（ 二）對經(jīng)營主體登記檔案的保管、保護(hù)和現(xiàn)代化管理做出 顯著成績的。

（ 三）同違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭，表現(xiàn)突出的。

?第二十七條 在經(jīng)營主體登記檔案工作中有違法違紀(jì)行為的，依法依規(guī)給予處分；情節(jié)嚴(yán)重，涉嫌構(gòu)成犯罪的，依法移送 司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。

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第五章 ?附 則

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第二十八條 本辦法由山西省市場監(jiān)督管理局解釋。

第二十九條 本辦法自2024 年 6 月 1 ?日起施行，有效期五年。